Betriebskosten werden nach § 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) als diejenigen Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Die Nebenkosten beinhalten alle Bewirtschaftungskosten eines Objekts. Die Betriebkosten sind hingegen nur ein Teil der gesamten Nebenkosten.

1. Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Betrieb der Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage
5. Betriebs der zentralen Wasserversorgungsanlage
6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen 
7. Personen- oder Lasten-Aufzug 
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung 
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung 
10. Gartenpflege 
11. Beleuchtung der Gemeinschaft
12. Schornsteinreinigung 
13. Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes 
14. Hausmeister
15. Gemeinschafts-Antennenanlage
16. Einrichtungen für die gemeinschaftliche Wäschepflege 
17. Sonstige Betriebskosten 

Umlagefähige Betriebskosten als Download

Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt, dass Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen dürfen. Sie können allerdings nur dann auf monatliche Betriebskostenvorauszahlungen oder eine Betriebskostennachzahlung bestehen, wenn Sie das zusätzlich in Ihrem Mietvertrag auch ausdrücklich vereinbart haben. Fehlt eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, sind die Betriebskosten bereits in der Miete enthalten. Sie können dann weder auf die Vorauszahlung bestehen, noch zusätzlich etwas nachfordern, wenn am Jahresende die Vorauszahlungen nicht die tatsächlich entstandenen Kosten decken.

Wichtig:
Ohne Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag, haben Sie nachträglich keinen Rechtsanspruch darauf, dass Ihr Mieter einer entsprechenden Vertragsänderung nachträglich zustimmt bzw. mit Ihnen eine entsprechende Vereinbarung abschließt.

Es ist wichtig sich an einige Fristen zu halten, denn sonst verlieren Sie als Vermieter Ihren Nachzahlungsanspruch.

Abrechnungszeitraum
Mit dem legen Sie fest, von wann bis wann Sie über die Betriebskosten abrechnen. Er darf maximal 12 Monate betragen. Ihr Abrechnungszeitraum muss nicht zwingend über ein volles Kalenderjahr laufen, sondern es kann beispielsweise auch von April bis März über die Heiz- oder Betriebskosten abrechnen. Ihre Abrechnung muss bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums im Briefkasten Ihres Mieters liegen (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08).

Die einjährige Abrechnungsfrist ist für Sie als Wohnungsvermieter eine Ausschlussfrist. Das bedeutet: Versäumen Sie diese Frist, dürfen Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern!

Wichtig:
Zahlt Ihr Mieter auf eine verspätete Abrechnung, müssen Sie ihm das Geld wieder zurückzahlen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05)!

Ihre Abrechnung wurde fristgerecht verschickt, der Mieter zahlt jedoch die Nebenkosten nicht. Hier sollten sie spätestens 3 Monate vor Ablauf der Abrechnungsfrist beim Mieter nachfassen und fragen, warum er bis jetzt seine Nachzahlung nicht geleistet hat.

Achtung, denn nur wenn Ihre Abrechnung nachweisbar dem Mieter zugegangen ist, wird der Nachzahlungsbetrag auch fällig! Deswegen müssen Sie sofort, falls Sie vom angeblichen Nichtzugang der Abrechnung erfahren haben, dem Mieter nochmals Ihre Abrechnung zukommen lassen (AG Berlin-Neukölln, Urteil v. 20.3.2007, 7 C 418/05, GE 2007 S. 727).

Schicken Sie Ihrem Mieter rechtzeitig nach Ablauf der Prüffrist (= der übernächste Monatsbeginn, nachdem Ihrem Mieter die Abrechnung zugegangen ist), aber vor Ablauf der Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) eine Mahnung inkl. Ihrer ursprünglichen Abrechnung Zahlt der Mieter daraufhin immer nicht, können Sie einen Mahnbescheid gegen ihn erlassen bzw. eine Zahlungsklage erheben.

Eine unbezahlte Abrechnung ist kein Kündigungsgrund!

Bezahlt der Mieter nur die bisherige Nebenkostenvorrauszahlung obwohl die Nebenkosten gestiegen sind und Sie die Vorauszahlung erhöht haben? sollten Sie ihm zunächst einmal ein Erinnerungsschreiben schicken.

Ignoriert der Mieter das Erinnerungsschreiben, gefährdet er damit sein Mietverhältnis. Gerät Ihr Mieter mit der erhöhten Vorauszahlungssumme in Verzug, können Sie ihm wegen dieses Zahlungsrückstands fristlos nach § 543 Abs. 2 Nr. 3b BGB kündigen – und zwar ohne, dass Sie ihn vorher erst auf Zahlung des Differenzbetrags verklagt haben müssen (BGH Urteil v. 18.7.2012, VIII ZR 1/11).

Wichtig:
Das Kündigungsrecht besagt, dass der Mietrückstand sich über einen Zeitraum von mehr als 2 Terminen erstrecken muss und eine Höhe erreicht ist, von 2 Monatsmieten (inklusive Vorauszahlungen!)